Bên cạnh những chiếc máy in nhiệt thông dụng thì máy in kim cũng là thiết được rất nhiều người dùng lựa chọn để thực hiện việc in ấn hóa đơn. Bài viết hôm nay của thietbihkc.com sẽ chia sẻ đến bạn cách in hóa đơn bằng máy in kim đơn giản và chính xác nhất nhé!
Hướng dẫn cách in hóa đơn bằng máy in kim
Để việc in hóa đơn bằng máy in kim diễn ra nhanh chóng và hiệu quả thì bạn cần chú ý những nội dung sau:
Tìm hiểu chức năng của nút trên máy in kim
Việc đầu tiên trong cách sử dụng máy in kim để in hóa đơn là bạn cần hiểu và nắm được chức năng các phím trên thiết bị này.
Chỉnh đúng vị trí thước máy in kim in hóa đơn
Không nên để thước canh bị sai (lệch về bên phải). Do đó, cần lưu ý thanh thước bên trái phải để ngay số 0.
Khi thước bị lệch, bạn cần chỉnh bằng cách đưa thước canh về vị trí số 0.
Đối với thanh thước bên phải cần để sát vào giấy in, sao cho giấy không bị xê dịch.
Lưu ý đối với hóa đơn đục lỗ, thước phải dời qua trái cho đúng để tránh việc in lỗi.
Tìm hiểu về khay giấy máy in kim hóa đơn
Hiện nay dòng máy in kim có 2 loại khay giấy chính:
- Khay dưới: dành cho hóa đơn liên tục có đục lỗ, in 1 lúc nhiều hóa đơn
- Khay trên: in từng tờ 1, dành cho hóa đơn đục lỗ và hóa đơn thường (không đục lỗ)
Khi in khay dưới chúng ta cần bật chế độ in liên tục trên máy in. Còn khi in khay trên ta tắt chế độ in liên tục.
Hóa đơn đục lỗ vẫn có thể in trên khay không đục lỗ bình thường trong trường hợp in số lượng lớn, vài trăm tờ hóa đơn mỗi lần.
Để cần gạt nạp giấy ở chế độ tự động nạp giấy
Khi cho tờ hóa đơn vào, máy in kim sẽ tự động nuốt giấy vào bên trong (nếu máy đang ở chế độ bật). Trường hợp đang để cần gạt máy in tắt khi bỏ giấy vào thì giấy sẽ không tự động nạp.
Tìm hiểu chiều đưa hóa đơn vào máy in kim
Khi đưa giấy in hóa đơn vào trong máy, bạn cần phải đưa tờ giấy ngược lại và nội dung úp vào trong.
Cách đưa hóa đơn vào máy in kim đúng cách
Hầu hết chúng ta khi mua máy in hóa đơn kim về sử dụng theo chế độ mặc định thì không có vấn đề gì xảy ra. Tuy nhiên, nếu sử dụng thời gian dài có thể gặp phải một số trục trặc: bị trồi sụt, xê dịch phải trái… Để khắc phục các lỗi bị lệch, bạn cần chú ý những điểm sau:
Bỏ giấy vào hóa đơn
Nếu đưa hóa đơn vào khay dưới (khay đục lỗ, phía dưới):
- Sau khi bỏ giấy vào ta cần nhấn nút Load/Eject để hóa đơn chạy vào tới đầu kim in.
Nếu đưa hóa đơn vào khay trên (khay có 2 thanh thước):
- Máy sẽ tự động nạp hóa đơn vào đầu kim in. Nếu không tự động nạp sẽ thì máy in đang gặp sự cố đầu cảm ứng hay do chưa bật chế độ tự nạp giấy (cần gạt in liên tục phải ở chế độ tắt).
- Thả lỏng tay khi cho giấy vào máy in, không được cầm quá kỹ làm máy nạp giấy bị hụt. Hãy cho lên cao và rơi tờ giấy vào một các tự do để có lực chạm tờ giấy với cảm ứng quay máy in kim.
Mép trên hóa đơn sẽ được nạp đến vị trí gốc
- Không nên để giấy nằm quá sâu sẽ dẫn đến tình trạng bị lệch, phần giấy trắng hiện lộ ra. Tùy mỗi loại máy in kim sẽ có vị trí khác nhau, vì thế chúng ta cần kiểm tra kỹ.
Một số nguyên nhân giấy nạp vào chưa tới vị trí gốc
- Lúc máy mua mới sử dụng chưa quen, khi bỏ giấy vào khay trên (máy tự nạp) mà tay là giữ chặt hóa đơn làm nạp hụt.
- Hóa đơn bị cong hay không thẳng, ẩm ướt.
- In 1 tờ, nên giấy in bị mỏng không vừa nên bánh xe giữ không chặt.
Nếu vẫn để vậy in thì sẽ dẫn tới tình trạng hay in bị lệch. Lúc này, bạn cần tháo giấy ra và bỏ lại vào máy in, sử dụng nút (Load/Eject) để xử lý những nguyên nhân trên.
Xác định vị trí nạp giấy đúng
- Bước 1: Click file word để in thử máy in kim
- Bước 2: Lấy 1 tờ A4 trắng (nên dán 2 tờ lại với nhau để đảm bảo độ dày của giấy in) bỏ vào khay trên thì giấy sẽ tự động nạp vào và in nội dung từ file word.
- Bước 3: In thêm 1 lần nữa vào tờ A4 vừa in nếu nội dung trước và sau khớp nhau thì đã chính xác.
- Bước 4: Bỏ lại giấy in tiếp lần nữa, lần này chủ ý kim in (nhớ chính xác).
- Bước 5: Nếu lần in này khớp với lần 1 và 2 thì vị trí gốc là vị trí ta vừa xem, nếu khi in hóa đơn thật bỏ giấy mà không khớp vị trí gốc phải tháo giấy ra và bỏ vào lại.
Xác định tình trạng hóa đơn in ra có nội dung bị nghiêng
Có 2 nguyên nhân dẫn tới in hóa đơn ra bị nghiêng là:
- Nguyên nhân do phần mềm: Cài đặt lại phần mềm hoặc nhờ sự trợ giúp của đội ngũ kỹ thuật.
- Cách xử trí: Vào mục canh chỉnh ta cho ô ĐVT, SL, ĐG, Thành tiền, chạy xuống bằng với ô tên hàng là được.
- Nguyên nhân do máy in nạp giấy không cân. Nguyên nhân này xuất phát từ máy in vì nội dung trên phần mềm luôn theo 1 một đường thẳng. Nó chỉ cho phép chạy lên hay xuống qua phải, qua trái chứ không cho chỉnh nghiêng chữ.
Một số nguyên nhân có thể dẫn tới bị lệch:
- Khi thử ta chỉ in 1 tờ nên chưa đủ độ dày, nên bánh xe 2 bên chưa giữ chặt được giấy nên dẫn đến bị nghiêng, khi in 2 – 3 tờ cùng 1 lúc sẽ không bị nữa.
- Thanh giữ giấy để khoảng cách quá xa.
- Giấy hóa đơn quá mỏng/ bánh xe giữ giấy bị yêu, nên bên chạy trước bên chạy sau sẽ dẫn đến tình trạng lệch giấy.
- Khi thử chúng ta thường in 1 liên (nếu lấy hóa đơn mỏng nên hay rất bị nghiêng). Khi in nếu bỏ 3 liên cùng 1 lúc sẽ không bị. Trong trường hợp bánh xe giữ giấy bị yếu ta yêu cầu bảo hành máy in.
Có nên dùng giấy photo để in thử không?
Không nên vì khi photo nội dung ảnh luôn bị zoom lớn hơn hay nhỏ hơn hóa đơn thật. cho dù canh trên tờ photo đúng nhưng khi in hóa đơn thật sẽ bị lệch.
Mẫu hóa đơn máy in kim
Đối với các nhân viên kế toán tại nhiều công ty hiện nay, việc phải xây dựng file excel in hóa đơn bằng máy in kim thích hợp là điều thường xuyên diễn ra. Theo yêu cầu phát triển, bố cục mẫu in hóa đơn gtgt bằng máy in kim cũng có sự khác nhau giữa các đơn vị. Từ đó, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn cách để tự tạo mẫu file in hóa đơn gtgt và kê khai thuế đúng chuẩn và dễ sử dụng.
Thực trạng lập hóa đơn gtgt hiện nay
- Hầu hết công ty, đơn vị, doanh nghiệp đều được trang bị máy in kim cho việc in hóa đơn gtgt.
- 93% tổ chức sử dụng hóa đơn theo hình thức tự xây dựng mẫu in hóa đơn.
- 78% tổ chức sử dụng hóa đơn viết tay, mất thời gian viết và tính toán, tiềm ẩn rủi ro sai sót.
Có 2 loại file excel in hóa đơn bằng máy in kim thường dùng:
- Mẫu hóa đơn GTGT A4: khá phổ biến, thường dùng cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối…
- Mẫu hóa đơn GTGT A5: thường dùng trong các ngành dịch vụ, xây lắp, du lịch, dự án, nhà hàng, khách sạn…
Tạo và sử dụng file excel in hóa đơn giá trị gia tăng trên máy in kim mẫu A4 và A5
File Excel in hóa đơn gtgt bằng máy in kim có các chức năng sau:
- Có sẵn mẫu hóa đơn excel phù hợp khổ giấy A4 và A5
- Vùng nhập liệu đơn giản, chỉ việc điền vào file excel, kể cả người không có chuyên môn kế toán, thuế cũng có thể thực hiện được.
- Lập trình VBA trong Excel để tự động ghi số liệu từ form excel in hóa đơn sang bảng data để lưu trữ thông tin in hóa đơn bán hàng. Có chức năng kiểm tra trùng số hóa đơn GTGT, kiểm tra nhập sai định dạng ngày tháng và kiểm tra nhập thiếu thông tin hóa đơn.
- Sử dụng SQL trong Excel với công cụ Add-in A-Tools, tự động lên bảng kê thuế GTGT định kỳ, xuất hóa đơn bằng máy in kim nhanh chóng, tiện lợi.Theo đó, tùy từng tổ chức mà có thể thay đổi tương đối bố cục mẫu form excel về mẫu giấy in, thứ tự các trường thông tin, độ rộng trường, cột, header, footer…
Trên đây chính là cách in hóa đơn bằng máy in kim mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Chúc bạn sẽ áp dụng được các bước này để in hóa đơn một cách nhanh chóng, chất lượng nhất nhé
